Neue Regeln: Strukturierte E-Rechnung wird Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht, jedoch gelten Übergangsfristen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz (2026) zwingend E-Rechnungen ausstellen, während alle anderen Unternehmen bis Ende 2027 Zeit haben.
Hier erfahren Sie, was sich hinter den Neuregelungen verbirgt und welche Schritte Ihr Unternehmen gehen muss, um den neuen Anforderungen zu entsprechen.
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Was gilt derzeit?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland geändert. Nach § 14 UstG müssen für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze grundsätzlich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) versendet werden. Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Private Verbraucher sind von diesen neuen Regelungen nicht betroffen.
Eine gravierende Änderung besteht darin, dass als elektronische Rechnung ein PDF-Dokument allein nicht mehr ausreicht, sondern nun zwingend ein strukturiertes elektronisches Format gefordert wird. Dieses Format muss eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen („strukturierte E-Rechnung“). Eine alleinige PDF-Datei gilt folglich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
Allerdings gibt es Übergangsregelungen für den verpflichtenden Einsatz von sogenannten strukturierten E-Rechnungen: Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller noch dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine Papierrechnung oder eine „sonstige Rechnung“ (z. B. E-Mail mit PDF-Anhang) auszustellen. Voraussetzung für den Versand einer sonstigen elektronischen Rechnung ist wie bisher, dass auch der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
Ungeachtet der Übergangsregelungen muss seit Beginn des Jahres 2025 jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht hierfür aus.
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Worauf müssen Sie sich einstellen?
Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz für den Rechnungsverkehr mit anderen Unternehmen die gesetzliche Pflicht zum Versand einer strukturierten E-Rechnung erfüllen. Konkret heißt das: Eine E-Rechnung muss in einem sogenannten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF-Dokument oder eine Rechnung auf Papier erfüllen diese Bedingungen dann nicht mehr, da sie kein „strukturelles Format“ haben.
Der strukturierte Datensatz (z.B. einer XML-Datei bei einer Rechnung) ist gesetzeskonform les- und verarbeitbar, wenn die Rechnung der Normreihe EN 16931 entspricht und damit maschinell lesbar ist. Die Lesbarkeit für das menschliche Auge ist dagegen nicht zwingend erforderlich. Hybride Formate wie z. B. ZUGFeRD bieten allerdings auch eine Visualisierung des buchhalterisch führenden strukturierten Datensatzes an.
Welche Besonderheiten gibt es?
Private Verbraucherinnen und Verbraucher sind von den Regelungen zum Erhalt und zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ausgenommen. Zudem sieht der Gesetzgeber die folgenden Sonderregeln vor:
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können. Dafür ist ein E-Mail-Postfach ausreichend. Als Kleinunternehmen zählen Betriebe, deren Gesamtumsatz im Gründungsjahr nicht über 25.000 € lag und im darauffolgenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überstieg.
- Für rechnungsausstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangszeit bis zum Ablauf des Jahres 2027.
- Rechnungen müssen nicht ausgestellt werden, wenn keine umsatzsteuerliche Pflicht besteht. Auch bei kleinen Beträgen bis zu 250 Euro brutto müssen keine E-Rechnungen erstellt werden.
- Ein Verein muss nur dann elektronische Rechnungen empfangen und versenden können, wenn er auch unternehmerisch tätig ist.
- Rechnungen für die Öffentliche Verwaltung fallen nicht unter die geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen. Es bedarf als hier keiner Ausstellung von E-Rechnungen, sofern die Verwaltung nicht unternehmerisch tätig ist.
Weitere Details entnehmen Sie den folgenden FAQ und der Website des Bundesfinanzministeriums.
Weitere Informationen: Pflicht zur elektronischen Rechnung
Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E‑Mail versandtes PDF‑Dokument, das das richtige Format einer E-Rechnung zu hat.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, wenn es kein strukturiertes Format hat.
Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format stellen eine sogenannte sonstige Rechnung dar.
Entscheidend für diese Regelungen ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.
Nein, seit Anfang des Jahres 2025 ist das nicht mehr ausreichend, weil ein PDF-Dokument allein nicht mehr dem gesetzlichen Anspruch an eine elektronische Rechnung entspricht. Vielmehr muss eine elektronische Rechnung in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dafür muss sie u. a. maschinenlesbar sein.
Als gesetzeskonform les- und verarbeitbar gilt eine elektronische Rechnung, wenn sie der Normreihe EN 16931 entspricht. Das ist z. B. beim ZUGFeRD-Format der Fall.
Für Vereine gelten unterschiedliche Regelungen, abhängig davon, ob sie unternehmerisch im Sinne des Umsatzsteuerrechts tätig sind oder nicht. Ist ein Verein unternehmerisch tätig und erbringt umsatzsteuerpflichtige Leistungen, muss er seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen besteht ebenfalls, wird jedoch schrittweise eingeführt und kann je nach Einzelfall und Ausnahmen variieren.
Nicht umsatzsteuerpflichtige Vereine werden hingegen wie Privatkunden behandelt. Sollte Ihr Verein nicht umsatzsteuerpflichtig sein oder einen Energievertrag nicht für gewerbliche Zwecke abgeschlossen haben, informieren Sie uns bitte über das Kontaktformular (Auswahl „Privatkunde“). So können wir die Zuordnung in unserem System entsprechend korrigieren.
Rechnungen für die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G-Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerliche Regelungen und benötigen keine E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen tätig ist.
Für Behörden gelten noch andere gesetzliche Vorgaben. Sie benötigen für die Erstellung einer Rechnung eine sogenannte Leitweg ID, wenn eine Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll. Einzelheiten zur Leitweg-ID finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/
Eine strukturierte E-Rechnung muss die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Mit dieser Norm können die meisten Geschäftsabrechnungen zwischen Unternehmen (B2B) abgewickelt werden.
Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen bereits die neuen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine strukturierte E‑Rechnung.
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.
Für die Rechnungsaussteller und ‑empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die effizienter weiterverarbeitet werden können. Außerdem soll Steuerbetrug erschwert werden.
Sie haben noch Fragen? Für weitere Details besuchen Sie auch die entsprechende Website des Bundesfinanzministeriums
